Малко начини да бъдат по-продуктивни по време на работа

Седиш на бюрото си, напълно възнамеряващ да смажеш списъка си със задачи, но преди да го знаеш, денят е свършил и си постигнал само част от това, което си решил да направиш. Обещаваш си, че ще работиш по-дълго и по-трудно на следващия ден, за да свършиш повече.

Това звучи ли ви познато?

Да бъдеш продуктивен не винаги означава да влагаш повече време и да работиш по-усилено. Става въпрос за това да бъдеш по-умен с управлението на времето, което имаш. Но какво означава това за вас?

По-голямата част от нашето време се губи за задачи, които всъщност не ни се налага, за задачи, които не ни харесват, които ни карат да влачим краката си или дори да се опитваме да свършим твърде много наведнъж. Но може (и ще!) Да се ​​подобри. Въпреки че няма вълшебно хапче, което да ви направи по-добро в управлението на времето, има стъпки, които можете да предприемете, за да се оформите по-добре и по-продуктивно.

Първо, знайте как се изразходва времето ви

Какво правиш с времето си? Първата стъпка към по-продуктивен ден е да определите къде отива времето ви в момента. За следващата седмица следете всичко, което правите през работното си време. Всеки път, когато превключвате задачи, го запишете.

  • 8:00 ч. Хапна закуска
  • 8:15 ч. Сутрин кафе
  • 8:20 ч. Погледна във Facebook
  • 8:30 ч. Стана, за да пие кафе
  • 8:40 ч. Проверен имейл
  • …и така нататък.

В края на седмицата погледнете този списък и маркирайте всичко, което не ви помогна да се доближите до постигането на целите си за седмицата. Можете ли да идентифицирате модели? Имахте ли изобилие от прекъсвания? Сменяхте ли задачи по-често, отколкото трябва да имате? Наистина ли трябваше да проверите Facebook, докато чакате това кафе да се запали или бихте могли да се заемете с имейлите си вместо това?

След като идентифицирате дейностите, които ви губят време, можете да предприемете стъпки или да отделите по-малко време за тези неща, или да спрете да ги изпълнявате напълно.

Изгрявайте и блеснете с по-ефективни съчетания

Макар че не всеки е свързан да бъде сутрешен човек, да има и след това първо да се справи с най-важните задачи е лесна за изпълнение стратегия. Някои хора започват дните си с медитация, йога или релаксиращ душ с любимата си музика, последвана от питателна закуска.

Ако можете, насрочете по-голямата част от срещите си за следобед, така че можете да получите най-трудните елементи от списъка си със задачи, справени сутрин, докато сте все още свежи. Поставянето на твърдите неща до по-късно през деня ще предизвика обратна реакция, тъй като умората в крайна сметка настъпва, което затруднява изпълнението на и без това трудна задача.

Кажете „Не“ на многозадачността

Може да останете под впечатлението, че многозадачността е добър начин да постигнете повече. Въпреки това, науката казва точно обратното Докато повечето хора нямат проблеми да ходят и говорят или да ядат и четат едновременно, многозадачността на две или повече подобни задачи - като говорене и четене, нещо, което много от нас се опитват да правят, докато отговарят на имейли - използват подобни познавателни функции и опитът да ги изпълнявате едновременно, всъщност ще отнеме повече време.

Затова следващия път, когато мислите, че можете да спестите известно време, като извършите телефонно обаждане и напишете публикация в блог едновременно, помислете отново: Ще свършите по-добра и по-ефективна работа и при двете, като ги вършите едно по едно.

Направете почивка - не е вредно

Не ни трябва наука, която да ни казва, че работата върху нещо за дълъг период от време води до умора: Фокусът страда и ние се разсейваме по-лесно.

Това, което науката казва, че кратките почивки помагат. Опитайте да устоите на изкушението да се „счупите“, като направите нещо подобно на това, което вече сте правили. Седенето на бюрото и превъртането през Instagram няма да ви помогне напълно да се освежите.

Когато дойде време да се отдръпнете от работата си, станете и направете кратка разходка, преди да се върнете към задачата под ръка. Ходенето може не само да подобри фокуса ви, след като се върнете, но също така може да ви даде креативност.

Ако сте от типа човек, който пренебрегва умората или наистина не можете да разберете кога е настъпил, има неща, които можете да направите, за да си направите почивки. Например, задайте аларми на телефона си, за да ви напомнят да ставате. Ако откриете, че ги игнорирате, опитайте приложение, което ще блокира способността ви да продължите да работите като Time Out for Mac.

Сведете прекъсванията до минимум

Ефективността означава съсредоточаване върху задачата, която се работи, а фокусът изисква минимални прекъсвания. Започнете, като вземете контрол над известията; изключете всички, освен най-важните. Използвайте вградените функции на вашия телефон и компютър, за да филтрирате ненужния шум, и поставете знак "Не се безпокойте" на вратата.

Някои собственици на бизнес се колебаят да се съкратят за определен период от време. Ами ако има спешен случай с клиент? Ако това ви притеснява, помислете за това по този начин: Ако сте имали среща с клиент в продължение на един час, няма да прекъсвате срещата за импровизирано телефонно обаждане или да отговаряте на имейл от друг клиент. Третирайте работното време по същия начин.

Ако сте в бизнес, в който често се появяват чувствителни към времето проблеми с клиентите, помислете дали да не разсъждавате по имейл, че триажът е проблемът. Например, ако е спешно, помолете ги да ви се обадят. В противен случай, планирайте три до четири пъти през деня, в който присъствате само за да изпратите имейл и ги включете в своето преразглеждане, за да зададете очакванията.

Използвайте измервател за планиране

Започнете да планирате списъка си със задачи с блокове време, подредени в приоритетна последователност с приложението на календара. Google Calender е чудесна безплатна опция и лесно ще се синхронизира с повечето календарни приложения на мобилни устройства. Разрешавайте известия за настолни или мобилни устройства, така че да сте запознати с кога е време да започнете следващата задача.

Можете също да опитате Помодора, популярна система, чрез която зададете таймер, който ще бръмчи на стъпки от 25 минути. След като сте преминали четирима, получавате инструкции да си направите почивка.

Когато започнете, не се обезсърчавайте, ако се окажете, че изчерпвате блокираното време за елементи, преди да ги завършите в действителност. Ако никога досега не сте живели по график, са необходими някои опити и грешки, за да се определи правилно времето. В крайна сметка ще станете по-информирани за това колко време отнемат определени задачи. Това не само може да ви помогне с вашата производителност, но също така може да ви помогне да разкриете, ако не зареждате достатъчно за времето си!

Намерете другар

Да си отговорен за собственото си време и график е перфектна среда за отлагане и времето може да избяга от теб. Можете обаче да създадете свой партньор за отчетност, който да ви помогне да постигнете целите си и да приложите тези техники за производителност. Независимо дали този човек е приятел, колега, член на семейството или консултант по производителността, когото наемете, за да ви помогне да тренира, той ще носи отговорността да бъде разочарован във вас и да изрази това, ако не постигнете целите си.

Производителността е също като всяко друго умение - с практика и постоянство; можете да имате повече контрол над времето си. Добавената работа, необходима, за да се научите как да стигнете до там, ще бъде изплатена безброй пъти с по-малко стрес, повече време за свободното време и по-качествена работа, която ще бъде забелязана от вашите колеги и клиенти.

Опитвали ли сте някоя от тези техники? Кажете ми отговора ви.

Благодаря за четенето по-горе. Ако ви харесва по-горе, направете база с мен. Честито четене. Продължавай да се усмихваш.